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Bildschirme und Digitalisierungskosten absetzen

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Einen beruflich oder betrieblich genutzten Computerbildschirm können Sie steuerlich grundsätzlich mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr abschreiben. Die Finanzverwaltung lässt bei erfasster Computerhardware außerdem den vollständigen Abzug im Anschaffungsjahr zu. Das gilt auch für bestimmte Software und ist nicht auf Anschaffungen bis 800 Euro begrenzt.

Für sämtliche Digitalisierungskosten gilt diese Regel jedoch nicht. Ein neuer Monitor, ein gekauftes Softwarepaket, ein Cloudabonnement und die Erstellung einer Website müssen steuerlich unterschiedlich eingeordnet werden. Entscheidend sind der konkrete Leistungsumfang und Ihre betriebliche oder berufliche Nutzung.

Welche Nutzungsdauer für Bildschirme gilt

Das Bundesfinanzministerium erlaubt für die im Schreiben vom 22. Februar 2022 bezeichnete Computerhardware und Software eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr. Zu den erfassten Peripheriegeräten gehören insbesondere Computerbildschirme. Auch entsprechende Computer, Notebooks, Drucker und Scanner können unter die Regelung fallen.

Für einen gewöhnlichen Computermonitor müssen Sie deshalb steuerlich nicht zwingend über mehrere Jahre abschreiben. Die Regelung gilt sowohl für betriebliche Anschaffungen als auch für entsprechende beruflich genutzte Arbeitsmittel von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern.

Dabei handelt es sich rechtlich weiterhin um die Absetzung für Abnutzung, kurz AfA, nach § 7 EStG. Das BMF stellt ausdrücklich klar, dass damit keine neue Abschreibungsmethode und keine besondere Sofortabschreibung geschaffen wurde. Sie können von der angenommenen einjährigen Nutzungsdauer auch abweichen.

Können Sie den Monitor im Anschaffungsjahr vollständig absetzen

Bei der üblichen linearen Abschreibung wird der Jahresbetrag im Anschaffungsjahr grundsätzlich zeitanteilig berechnet. Für die vom BMF-Schreiben erfasste Hardware und Software beanstandet die Finanzverwaltung jedoch nicht, wenn bereits im Jahr der Anschaffung oder Herstellung vollständig abgeschrieben wird.

Damit ist auch bei einem erst im Dezember angeschafften und betriebsbereiten Bildschirm grundsätzlich der vollständige steuerliche Abzug im selben Kalenderjahr möglich. Ein Jahr Nutzungsdauer bedeutet hier also nicht, dass die Kosten zwingend auf zwölf einzelne Monate über den Jahreswechsel verteilt werden müssen.

Voraussetzung bleibt, dass Sie den Bildschirm steuerlich als betriebliches Wirtschaftsgut oder berufliches Arbeitsmittel berücksichtigen dürfen. Außerdem müssen die Anschaffung und die Kosten nachgewiesen werden. Erfasste betriebliche Wirtschaftsgüter sind in das maßgebliche Bestandsverzeichnis aufzunehmen, auch wenn sie am Jahresende bereits vollständig abgeschrieben sind.

So berechnen Sie die Abschreibung eines Bildschirms

Ausgangspunkt sind die Anschaffungskosten. Dazu gehören neben dem Kaufpreis auch unmittelbar zurechenbare Nebenkosten, etwa Versandkosten. Abziehbare Vorsteuer gehört nicht zu den Anschaffungskosten. Können Sie die Umsatzsteuer dagegen nicht als Vorsteuer abziehen, erhöht sie regelmäßig die Kostenbasis.

Beispiel für ein vollständig betrieblich genutztes Gerät: Ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen kauft im Dezember 2026 einen betriebsbereiten Monitor. Der Nettopreis beträgt 1.200 Euro, hinzu kommen 50 Euro Versandkosten. Die Abschreibungsbasis beträgt daher 1.250 Euro. Bei Anwendung der einjährigen Nutzungsdauer und der Vereinfachung der Finanzverwaltung können die 1.250 Euro vollständig im Jahr 2026 abgeschrieben werden.

Bei 19 Prozent Umsatzsteuer sind zusätzlich 237,50 Euro Vorsteuer gesondert zu berücksichtigen. Besteht kein Vorsteuerabzugsrecht, beträgt die Kostenbasis für dieselbe Anschaffung dagegen grundsätzlich 1.487,50 Euro. In beiden Fällen ist eine etwaige private Nutzung gesondert zu beurteilen.

Wichtig für die Steuerwirkung: Eine Abschreibung mindert den steuerlichen Gewinn oder die steuerpflichtigen Einkünfte. Die Anschaffungskosten werden Ihnen nicht in gleicher Höhe als Steuer erstattet. Wie viel Steuer Sie tatsächlich sparen, hängt von Ihrer persönlichen oder betrieblichen Situation ab.

Warum die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter nicht entscheidend ist

Die GWG-Regelung ist ein anderer Weg zur sofortigen Berücksichtigung von Anschaffungskosten. Sie setzt grundsätzlich ein abnutzbares, bewegliches und selbständig nutzbares Wirtschaftsgut voraus. Die maßgebliche Grenze beträgt 800 Euro ohne enthaltene Umsatzsteuer (§ 6 Absatz 2 EStG).

Ein gewöhnlicher externer Bildschirm ist regelmäßig nicht selbständig nutzbar, weil er für seinen Zweck mit einem Computer zusammenwirken muss. Deshalb wird er nicht allein durch einen Preis unter 800 Euro zu einem geringwertigen Wirtschaftsgut. Für den schnellen steuerlichen Abzug ist vielmehr die einjährige Nutzungsdauer der erfassten Computerhardware entscheidend. Sie ist an keine entsprechende Preisobergrenze gebunden.

Bei der Prüfung der GWG-Wertgrenze wird ein enthaltener Umsatzsteuerbetrag auch dann herausgerechnet, wenn Sie keine Vorsteuer abziehen dürfen. Davon zu unterscheiden ist die tatsächliche Höhe der abziehbaren Anschaffungskosten: Nicht abziehbare Umsatzsteuer gehört grundsätzlich dazu. Diese Unterscheidung ist insbesondere für Kleinunternehmer wichtig.

Wie andere Digitalisierungskosten behandelt werden

Nicht jede Ausgabe für ein digitales Projekt ist die Anschaffung begünstigter Computerhardware oder Software. Prüfen Sie daher zunächst, was Sie tatsächlich erwerben oder nutzen.

Anschaffung oder Leistung Grundsätzliche steuerliche Einordnung
Computermonitor und erfasste Computerhardware Einjährige Nutzungsdauer nach dem BMF-Schreiben möglich; voller Abzug im Anschaffungsjahr wird nicht beanstandet.
Gekaufte Betriebssoftware und erfasste Anwendersoftware Einjährige Nutzungsdauer möglich, wenn die Software die Voraussetzungen des BMF-Schreibens erfüllt.
Laufendes Cloud- oder Softwareabonnement Regelmäßig laufender Aufwand statt Abschreibung eines erworbenen Softwareguts; Vorauszahlungen gegebenenfalls zeitlich abgrenzen.
Website, Beratung, Einrichtung, Schulung oder Datenmigration Je nach Vertrag und Zusammenhang laufender Aufwand, Anschaffungsnebenkosten oder Kosten eines eigenen Wirtschaftsguts; keine pauschale Einjahresregel.

 

Zu der erfassten Software können Standardprogramme und entsprechend qualifizierte individuelle Anwendungen gehören, beispielsweise Software für die betriebliche Verwaltung. Bei größeren Projekten sollten Sie jedoch zwischen dem Erwerb einer Software, laufenden Nutzungsentgelten und zusätzlichen Dienstleistungen unterscheiden.

So können notwendige Einrichtungskosten Teil der Anschaffungskosten einer Software sein. Eine eigenständige Schulungsleistung ist dagegen gesondert zu beurteilen. Auch bei Websites oder Onlineshops genügt die Bezeichnung „Digitalisierung“ nicht, um alle Kosten unmittelbar nach der Einjahresregel abzuziehen.

Bei laufenden Abonnements hängt die zeitliche Zuordnung außerdem davon ab, ob Sie bilanzieren oder Ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermitteln und für welchen Zeitraum Sie zahlen. Für die Handelsbilanz ist die voraussichtliche tatsächliche Nutzungsdauer eigenständig nach § 253 HGB zu beurteilen. Die steuerliche Einjahresannahme ist dafür nicht automatisch maßgeblich.

Was bei Arbeitnehmern und privater Mitbenutzung gilt

Kaufen Sie einen Bildschirm selbst für Ihre Arbeit, können die beruflich veranlassten Kosten als Werbungskosten berücksichtigt werden. Auch hier kommt die einjährige Nutzungsdauer für erfasste Computerhardware in Betracht. Weil Arbeitnehmer regelmäßig keinen Vorsteuerabzug haben, ist grundsätzlich der Bruttopreis Ausgangspunkt.

Nutzen Sie das Gerät teilweise privat, dürfen Sie nur den beruflich veranlassten Anteil ansetzen. Kostet ein Monitor beispielsweise 1.000 Euro brutto und beträgt die nachvollziehbar belegte berufliche Nutzung 80 Prozent, entfallen 800 Euro auf den beruflichen Anteil. Eine zusätzliche Steuerentlastung entsteht nur, soweit die insgesamt berücksichtigungsfähigen Werbungskosten steuerlich wirksam werden, insbesondere über den bereits berücksichtigten Arbeitnehmer-Pauschbetrag hinaus.

Dokumentieren Sie deshalb den beruflichen Einsatz und die Grundlage einer Aufteilung. Eine steuerliche Berücksichtigung setzt außerdem voraus, dass Sie die geltend gemachten Kosten wirtschaftlich selbst tragen. Eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist zu berücksichtigen.

Häufige Fragen zur Abschreibung digitaler Anschaffungen

Gilt die einjährige Nutzungsdauer auch bei mehr als 800 Euro

Ja. Die Einjahresregel für erfasste Computerhardware und Software hat keine GWG-Preisgrenze von 800 Euro. Entscheidend sind der Anwendungsbereich des BMF-Schreibens und die steuerlich berücksichtigungsfähige Nutzung.

Muss ich für einen zweiten Bildschirm länger abschreiben

Nein. Allein die Verwendung als zusätzlicher Computermonitor ändert die steuerlich mögliche Nutzungsdauer nicht. Auch hier müssen die betriebliche oder berufliche Veranlassung und die Kosten nachweisbar sein.

Kann ich die gesamte Digitalisierung meines Unternehmens in einem Jahr absetzen

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Hardware, Software, laufende Nutzungsentgelte und Dienstleistungen sind getrennt einzuordnen. Bereits vor der Beauftragung lohnt sich deshalb eine Aufteilung der Angebote und Rechnungen nach den tatsächlich vereinbarten Leistungen.

Digitale Investitionen steuerlich richtig planen

Bewahren Sie Rechnungen, Leistungsbeschreibungen und Angaben zur Nutzung auf. Bei größeren Digitalisierungsprojekten unterstützen wir Sie dabei, Anschaffungskosten, laufende Aufwendungen und Abschreibung voneinander abzugrenzen. Vereinbaren Sie einen Termin mit kundas steuerberatung in Bad Nauheim.

Quellen:

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Die Behandlung hängt insbesondere vom angeschafften Wirtschaftsgut, dem Vertrag, der Nutzung und der Art der Gewinnermittlung ab. Rechtsstand: 29. Oktober 2026.

 

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